Roboter erobern Geschäftsprozesse im Back-Office

| Point of View

Die neue Studie von Capgemini Consulting beschäftigt sich mit Robotic Process Automation (RPA) als Trend zur Automatisierung und Optimierung von Back Office Prozessen

 

Capgemini Consulting und Capgemini Business Services haben eine internationale Studie durchgeführt, um aktuelle globale sowie industrieübergreifende Trends im Kontext der Robotic Process Automation zu identifizieren. Über 150 Teilnehmern in Top Management Positionen aus globalen Konzernen sowie mittelständischen Unternehmen haben den aktuellen Implementierungsstand sowie zukünftige Vision und Strategie hinsichtlich RPA bewertet. Zu den Studienteilnehmern zählen sowohl globale Konzerne mit einem jährlichen Umsatz von mehr als 1 Mrd. Euro (43% der Teilnehmer) als auch mittelständische Unternehmen aus diversen Industrien. Im Fokus der Studie stehen insbesondere Back Office Prozesse, u.a.  Finance & Accounting, Human Ressources, IT oder Vertrieb.   

Die Studie ermöglicht u.a. detaillierte Einblicke über die Treiber für RPA-Umsetzungen sowie die bestehenden Optimierungspotenziale hinsichtlich Prozesseffizienz und –qualität, Kostenreduktion oder Erfüllung von Compliance-Anforderungen. Die Ergebnisse der Studie belegen die tiefgreifende Veränderung in Prozessen, Organisation und Technologie durch den Einsatz von RPA. 

Die Studie bestätigt RPA als einer der führenden Trends der Digitalen Transformation zur Automatisierung von Back-Office Prozessen:

  • RPA wird jetzt schon von rund 37% der Teilnehmer eingesetzt, mehr als 77% der befragten Unternehmen planen eine zukünftige Implementierung in Back Office Prozessen
  • Zu den wesentlichen Verbesserungspotenzialen durch den Einsatz von RPA zählen insbesondere die Beschleunigung der Prozesse und die Verbesserung deren Qualität sowie eine signifikante Reduktion von Kosten und Komplexität. Des Weiteren trägt der Einsatz von RPA zum effizienten Einsatz von qualifiziertem Personal sowie zur Reduktion von menschlich bedingten Fehlern und operativen Risiken bei   
  • Aber auch der effiziente Einsatz von qualifiziertem Personal oder die Reduktion operativer Risiken zählen zu den Vorteilen dieses Trends
  • Die Realisierung dieser Potenziale wird durch die Ergebnisse von Unternehmen belegt, welche bereits eine RPA Implementierung in einer oder mehreren Funktionen erfolgreich einsetzen

 

Zu den wichtigsten Erkenntnisse der Studie zählen folgende Einbli >Alle Back Office Prozesse eignen sich zur Automatisierung und Optimierung durch RPA, besonders hohe Verwendung findet RPA in Finance & Accounting, Human Ressource Management sowie Customer Service Prozessen

  • Die Finance & Accounting Prozesse sind klarer Vorreiter sowohl im Hinblick auf die aktuelle als auch zukünftige Implementierung von RPA (aktuell von über 75% der teilnehmenden Unternehmen geplant). Dies ist insbesondere auf den transaktionalen und repetitiven Charakter der Aufgaben sowie an die hohen Qualitätsanforderungen zurückzuführen
  • Auch im Human Ressource Management wird zukünftig eine starke Automatisierung durch RPA über die gesamte Prozesslandkarte geplant – von Stammdatenmanagement bis zu komplexen Prozessen wie Learning & Development oder Compensation & Benefits
  • Über 63% der Teilnehmer bewerten die Standardisierung von Prozessen vor einer RPA-Implementierung als erfolgreichste Strategie bewertet – aber auch die parallele oder sogar nachträgliche Verbesserung der Prozesse ermöglicht die Realisierung von Optimierungspotenzialen
  • Somit erweist sich ein hoher Standardisierungsgrad der Prozesse als beste Grundlage, aber nicht als unmittelbare Voraussetzung für eine RPA-Implementierung

 

Als wichtige Erfolgsfaktoren für eine RPA-Implementierung spielen hohe Datenschutz und Cyber Security Standards sowie die klare Priorisierung von Prozessen unter Berücksichtigung der individuellen Unternehmensbedürfnisse eine Rolle. Aus diesem Grund führt der Einsatz von RPA im Kontext eines Business Process Management Frameworks im Unternehmen häufig zur deutlichen Steigerung der realisierten Optimierungspotenzialen. Ein weiterer, manchmal „unterschätzter“ Faktor ist ein klar definiertes Change Management Konzept, welches die Grundlage für einen effizienten Einsatz von Robotern als Teil einer funktionierenden Organisation sicherstellt und den optimalen Einsatz menschlicher Fähigkeiten und Qualifikationen fördert.