Digital Transformation Blog

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Digital Transformation stellt das IT Vendor Management vor neue Herausforderungen

In den vergangenen Jahren haben sich viele IT-Organisationen auf ihre Kernaufgaben fokussiert und sich entschlossen einzelne Aufgaben und Teilbereiche ihrer IT-Landschaft an externe Dienstleister auszulagern, insbesondere in klassischen Bereichen wie Desktop Services, Rechenzentrums- und SAP-Betrieb oder das Management zentraler Unternehmensapplikationen. In der Regel wurden diese Bereiche an die großen Outsourcing und IT Provider vergeben. Gleichzeitig verändern sich infolge der Digital Transformation zunehmend die Anforderungen und Erwartungen an die IT-Organisationen in den Unternehmen hinsichtlich der notwendigen Fähigkeiten und der vorgehaltenen IT-Services. Stichworte sind hier Themen wie Big Data/ Analytics-Fähigkeiten, die Nutzung externer Cloud-Angebote, der Aufbau und Betrieb eigner Cloud-Plattformen oder Plattformen für das Internet der Dinge. Hierfür gilt es eine Vielzahl von Servicepartnern mit deren Fähigkeiten und Kompetenzen einzubinden. Anders als traditionelle Partner sind diese Anbieter oft sehr klein und mit einer Start-up-Mentalität gekennzeichnet, die eine andere Art der Einbindung und der Zusammenarbeit erfordern.
 
Durch beide Motive für die Einbindung externer Partner nehmen der Aufwand und die Vielschichtigkeit der Aufgabenstellungen zur Auswahl und Steuerung von Dienstleistern und die Intensität der Zusammenarbeit zwischen der IT und dem Einkauf zu. IT-Organisationen sehen sich mit der Herausforderung konfrontiert, die Beziehungen zu ihren Dienstleistern langfristig erfolgreich zu managen, um den erwarteten Nutzen der Partnerschaft zu realisieren. Häufig haben die IT-Organsationen für diese Aufgaben jedoch keine angemessenen organisationalen Strukturen und Verantwortlichkeiten aufgebaut, um die Beziehungen zu den Servicepartnern nach Vertragsschluss zielorientiert zu steuern und einen dauerhaften Erfolg zu gewährleisten. Gleichzeitig fehlen in vielen IT-Organisationen die Ressourcen und Kompetenzen zur effektiven und effizienten Steuerung externer Dienstleister oder diese sind nur unzureichend ausgebildet. Die kontinuierliche Überprüfung der Erreichung angestrebter Zielsetzungen (Kostenreduktionen/ Verbesserungen und Erweiterung der Leistungserbringung) und die fortlaufende Analyse anbieterspezifischer Risiken findet oft nur unzureichend statt. Der Aufbau eines strukturierten Anbietermanagements bzw. IT Vendor Managements ist aber unerlässlich und sorgt dafür, dass eine technische Beurteilungskompetenz im Unternehmen verbleibt und die vom Servicepartner vorgeschlagenen Konzepte bewertet und hinterfragt werden können.
 
Ein effektives Vendor Management schafft Transparenz in der Beziehung zu den Lieferanten und deckt Effizienzpotenziale in allen Phasen des Vendor-Lebenszyklus auf. Die Implementierung eines aktiven Vendor Managements ermöglicht eine effektive und effiziente Steuerung von Servicepartnern. Die Mehrwerte eines aktiven Vendor Managements sind vielfältig:
 

  • Sicherstellung der strategischen Steuerung der Gesamtheit der Servicepartner
  • Verbesserte Transparenz durch einheitlich definierte Prozesse und Schnittstellen
  • Reduzierung der Aufwände für das Performancemanagement und Reporting
  • Signifikante Verbesserung der Umsetzungsgeschwindigkeit von Geschäftsvorhaben der Fachseite mit Digital bzw. IT-Anteilen
  • Erschließung von Einsparpotenzialen durch Transparenz der Kostenstruktur
  • Kostensenkung durch verbesserten Ressourceneinsatz und Leistungsbündelung
  • Sicherstellung der definierten Qualität der bezogenen Leistungen durch klar definierte Ziele, Anreizsysteme und Service-Level
  • Effiziente Gestaltung der Steuerungs- und Governance-Prozesse
  • Flexible und schnelle Behandlung von Problemen und Risiken durch frühzeitiges Erkennen
  • Nutzung der digitalen Innovationskraft der Servicepartner
  • Aktive und modulare Anpassbarkeit der Verträge zur Adressierung von Nachfrageveränderungen im Unternehmen

 
Die Definition einer Vendor-Management-Strategie und die Implementierung der hierfür notwendigen Prozesse und Governance-Strukturen sind ein nicht zu unterschätzender Aufwand, der aufgrund der vielen Mehrwerte rechtfertigt und für den generellen Erfolg des Unternehmens unerlässlich ist. Allerdings reicht eine einmalige Definition nicht aus.
 
Capgemini Consulting hat auf Basis verschiedener Kundenprojekte einen Best-Practice-Ansatz sowie verschiedene Assets und Accelerators für das Vendor Management entwickelt, der als Basis für die erfolgreiche Implementierung und die kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung dienen kann.



Für ein nachhaltiges Vendor Management sind insbesondere die kontinuierliche Optimierung und Weiterentwicklung der eigenen Vendor-Management-Strategie sowie der operativen Vendor-Management-Prozesse und Governance-Strukturen unerlässlich. Dabei sind nicht nur die Änderungen der internen Situation der IT-Organisation und der internen Kunden zu berücksichtigen. Auch die dynamischen Veränderungen des Marktes sollten vor diesem Hintergrund beobachtet und ständig neu bewertet werden.

Über den Autor

Jens Giere
Jens Giere
Dr. Jens Giere ist Berater im Bereich CIO Advisory Services bei Capgemini Consulting. Sein Interessensschwerpunkt liegt im Bereich der digitalen Transformation und den damit verbunden Herausforderungen für die Unternehmens-IT.

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